SEMARANG – Pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) kuliner perlu memiliki strategi untuk menjaga pelanggan agar terus melakukan pembelian. Salah satunya dengan memanfaatkan data pelanggan dan WhatsApp sebagai sarana komunikasi yang lebih personal untuk meningkatkan peluang transaksi berulang.
Strategi tersebut menjadi salah satu materi dalam workshop UMKM Naik Level bareng Polytron yang digelar di Semarang, Selasa (27/10/2026). Kegiatan ini diikuti lebih dari 100 pelaku UMKM yang mendapatkan pembekalan mengenai pengelolaan hubungan pelanggan, peningkatan kualitas layanan, dan pemanfaatan teknologi digital untuk mengembangkan usaha.
Program tersebut merupakan bagian dari komitmen Polytron dalam mendukung pertumbuhan UMKM di Indonesia. Sebelumnya, Polytron berkolaborasi dengan platform riset Populix meluncurkan UMKM Handbook: Panduan UMKM Naik Level, yang menyajikan hasil riset mengenai kondisi, tantangan, serta kebutuhan pelaku usaha di lapangan.
Head of Public Communications Polytron, Vina Julita Wijaya, mengatakan pelaku UMKM perlu membangun usaha berdasarkan kondisi nyata, bukan sekadar mengikuti anggapan yang belum tentu tepat.
Hasil riset dalam panduan tersebut menunjukkan, 80 persen pelaku UMKM merupakan perintis usaha. Sebanyak 57 persen memulai bisnis karena ingin mandiri, sementara 46 persen melihat peluang pasar yang menjanjikan. Dari sisi usia, 65 persen pelaku UMKM berasal dari generasi Z dan milenial.
Namun, perjalanan mengembangkan usaha masih menghadapi berbagai tantangan. Sebanyak 25 persen pelaku UMKM mengalami kendala karena sistem dan prosedur operasional standar (SOP) belum tertata. Selain itu, 48 persen masih mencatat transaksi secara manual sehingga pengelolaan usaha dan pengambilan keputusan belum sepenuhnya didukung data yang terstruktur.
Menurut Vina, penguatan sistem operasional, pemilihan peralatan yang tepat, dan pemanfaatan teknologi menjadi bagian penting agar UMKM dapat berkembang secara berkelanjutan.
Dalam panduan tersebut, Polytron juga menyoroti sejumlah anggapan yang perlu diluruskan, mulai dari keharusan membuka banyak cabang, sulitnya memperoleh modal, hingga anggapan bahwa omzet besar menjamin keamanan bisnis. Padahal, pengelolaan keuangan, efisiensi operasional, dan kesiapan sistem menjadi faktor penting dalam menjaga keberlangsungan usaha.
Memahami Pelanggan dan Membangun Kepercayaan
Dalam bisnis kuliner, keberhasilan usaha tidak hanya ditentukan oleh kemampuan menarik konsumen baru. Pelaku usaha juga perlu memahami kebutuhan pelanggan dan menjaga kualitas hubungan agar konsumen bersedia kembali membeli produk yang ditawarkan.
Pemilik Moaci Gemini, Stefania Catharine, mengatakan keluhan dan masukan pelanggan dapat menjadi bahan evaluasi untuk memperbaiki kualitas produk maupun pelayanan.
“Keluhan pelanggan bukan sekadar kritik, tetapi juga masukan berharga bagi pelaku usaha untuk memahami kebutuhan dan ekspektasi konsumen. Dengan mendengarkan dan mengevaluasi setiap masukan, pelaku UMKM dapat mengetahui aspek yang perlu diperbaiki sehingga kualitas produk maupun layanan dapat terus ditingkatkan,” ujarnya.
Melalui evaluasi tersebut, pelaku usaha dapat mengetahui kekurangan yang perlu dibenahi sekaligus meningkatkan pengalaman pelanggan. Respons yang tepat terhadap masukan konsumen juga dapat membantu membangun kepercayaan terhadap bisnis.
Mengolah Data Pelanggan untuk Meningkatkan Repeat Order
Selain memahami masukan konsumen, pelaku usaha perlu memiliki strategi agar pelanggan kembali melakukan transaksi. Hal ini dibahas dalam sesi bertajuk Membangun Engine Repeat Order Bisnis Kuliner yang menghadirkan Grace Amazia.
Dalam sesi tersebut, peserta mempelajari cara membangun pembelian berulang melalui pengelolaan data pelanggan, komunikasi yang relevan, serta program loyalitas.
Salah satu langkah yang dapat dilakukan adalah menyusun basis data pelanggan secara teratur. Informasi yang dicatat dapat mencakup nama, nomor WhatsApp, tanggal lahir, menu favorit, hingga riwayat transaksi terakhir.
Data tersebut membantu pelaku usaha mengenali karakteristik dan kebiasaan konsumen. Dengan demikian, promosi dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pelanggan, misalnya menawarkan menu favorit, memberikan promo pada momen tertentu, atau menghubungi konsumen yang sudah lama tidak melakukan pembelian.
WhatsApp dapat dimanfaatkan sebagai saluran komunikasi untuk menjalankan strategi tersebut. Namun, pesan promosi perlu dibuat singkat, jelas, dan relevan agar tidak mengganggu pelanggan. Pelaku usaha juga perlu memperhatikan persetujuan konsumen sebelum mengirimkan promosi.
“Pengelolaan data pelanggan yang terstruktur membantu pelaku usaha memahami karakteristik dan kebutuhan konsumennya. Dengan memanfaatkan teknologi CRM, UMKM dapat mengelompokkan pelanggan, mencatat riwayat interaksi, dan menyusun komunikasi yang lebih relevan. Dengan begitu, hubungan dengan pelanggan dapat terjaga dan peluang terjadinya pembelian berulang pun semakin besar,” ujar Grace.
Teknologi customer relationship management (CRM) memungkinkan pelaku usaha mengelola informasi pelanggan secara lebih sistematis. Dengan dukungan teknologi ini, pelaku UMKM dapat menyusun strategi komunikasi berdasarkan riwayat interaksi dan transaksi, sehingga upaya pemasaran menjadi lebih terarah.
Dibekali Latihan Praktis dan Teknologi Digital
Workshop tersebut tidak hanya memberikan pemahaman teori, tetapi juga mengajak peserta mempraktikkan strategi yang dapat diterapkan langsung dalam bisnis.
Dalam sesi mengenai pembelian berulang, peserta berlatih menyusun basis data dan segmentasi pelanggan, membuat tiga contoh pesan WhatsApp untuk situasi berbeda, serta merancang rencana aksi selama tujuh hari.
Latihan tersebut diharapkan membantu pelaku UMKM mulai menerapkan pengelolaan pelanggan secara terstruktur sesuai kebutuhan usaha masing-masing.
Sebagai dukungan lanjutan, peserta juga mendapatkan informasi mengenai penawaran berlangganan Mekari Qontak secara gratis hingga enam bulan, dengan syarat dan ketentuan yang berlaku. Penawaran tersebut memberikan kesempatan kepada pelaku usaha untuk mengenal lebih jauh penggunaan teknologi CRM dalam mengelola hubungan pelanggan.
Melalui program UMKM Naik Level bareng Polytron, pelaku usaha diharapkan mampu meningkatkan kualitas layanan, memanfaatkan data pelanggan secara optimal, serta menggunakan teknologi digital untuk memperkuat loyalitas konsumen.
Dengan pengelolaan usaha yang lebih terstruktur dan komunikasi yang tepat sasaran, UMKM kuliner diharapkan tidak hanya mampu menarik pelanggan baru, tetapi juga mendorong pembelian berulang sebagai salah satu upaya meningkatkan omzet dan menjaga keberlanjutan bisnis.
